Innovaties in Continuous Improvement

Innovaties om werknemers in beweging te krijgen en te houden. 

Continuous improvement gaat over het voortdurend ontdekken en aanpakken van zaken die niet goed gaan of beter kunnen. De meeste werknemers willen daar graag aan meewerken, maar in de praktijk zie je dat een dergelijk-programma na verloop van tijd uitdooft; hoe komt dat en wat kan je er aan doen?

Er zijn veel redenen, maar veelgenoemde redenen zijn het niet herkennen van problemen of de moeite die het kost om een verbetering door te voeren; en als het probleem niet te groot is, dan is het eenvoudiger om ermee te leren leven.

Er is meer nodig dan techniek alleen om werknemers zo ver te krijgen dat zij voortdurend werken aan beter, maar recente technische innovaties bieden wel nieuwe mogelijkheden.

Een van de mogelijkheden betreft het beter zichtbaar maken van ‘bijzonderheden’. Steeds meer bedrijven hebben al mobiele apps om incidenten of onveilige situaties te melden en via acties af te handelen. Nieuw zijn de apps die verder gaan en ook mogelijkheden bieden om:

  • allerlei afwijkingen en goede voorbeelden rondom veiligheid, kwaliteit of werkwijzen vast te leggen;
  • de resultaten van het werk en omstandigheden tijdens het werken met sensors te registreren; bijvoorbeeld het weer, windsnelheid, temperatuur enz.
  • zichtbaar te maken wat belangrijk is;
  • op een slimme manier te zorgen dat de juiste personen de juiste informatie kunnen zien;
  • de gegevens grafisch te visualiseren om ze beter te kunnen analyseren.

contimprove

Deze melding-apps maken het makkelijker om problemen en goede voorbeelden te melden en te rapporteren; je maakt een foto, voert enkele gegevens in en je hebt een rapport. Deze apps zorgen er echter niet voor dat medewerkers graag melden en helpen ook niet bij het leren onderkennen van verbetermogelijkheden.

De meer innovatieve apps werken meer zoals apps in de social-media. Zij tonen op een slimme manier de ‘posts’ van anderen en maken iedereen nieuwsgierig. Net zoals bij Facebook of WhatsApps zorgen deze apps dat medewerkers benieuwd zijn naar wat anderen zeggen; zij kijken vaker naar de posts en worden geïnspireerd om problemen en oplossingen te melden. Het resultaat is dat men veel meer gaat melden en dat blijft doen.

Een andere innovatieve mogelijkheid zorgt ervoor dat de ‘posts’ ook worden afgehandeld: dat de posts, afhankelijk van het type, de juiste kanalen doorlopen, dat de juiste acties worden genomen en dat gegevens beschikbaar komen voor analyses. Zo zal een incident een andere procedure doorlopen dan een onveilige handeling of een verbeteridee.

Deze innovaties zorgen ervoor dat het makkelijker wordt om bijzonderheden voortdurend bij de juiste mensen onder de aandacht te brengen, om de benodigde gegevens te hebben voor analyses en om makkelijk de bijzonderheden te kunnen afhandelen. Continuous improvement vergt dan minder moeite, maakt medewerkers benieuwd en wordt dan ook aantrekkelijker voor de iedereen om vol te houden.

Meer weten over best practices of (mobiele) hulpmiddelen voor Continuous Improvement? Klik hier en ik neem contact met je op.

Maak je grootste risico’s zichtbaar

afwijking app

Als je de grootste risico’s kent, kun je de aandacht beter richten op die situaties die tot ernstige incidenten kunnen leiden. Dan voorkom je meer dan alleen de kans op vallen en struikelen. Maar hoe zorg je dat de belangrijkste risico’s zichtbaar worden?

Veiligheidsspecialisten zijn ervaren in het bepalen van de risico’s van je bedrijf; zij kunnen inspecties uitvoeren, gevaren identificeren, de kans op een (ernstig) ongeval inschatten en het geheel duidelijk weergeven. Bedrijven hebben echter een beperkt aantal specialisten en die kunnen niet alle risico’s identificeren, analyseren en opvolgen.

Wat je wel kunt doen is de taken verdelen onder de medewerkers en de specialisten. Als je de leidinggevenden en medewerkers ondersteunt bij de inventarisatie van grotere gevaren, dan kunnen de specialisten zich vooral richten op de inschatting van de kans op een ongeval, de mogelijke omvang ervan en de opvolging.

De instructie aan, ondersteuning en motivering van medewerkers is dus belangrijk. Met checklists kun je hen wijzen op de aspecten waar zij op moeten letten; de checklists moeten goed aansluiten op de bijzonderheden van het werk, de werkplek, installatie en niets vragen wat de medewerker niet kan doen.

En de motivatie vergroot je als de medewerkers weten wat het belang is om de risico’s te inventariseren, als zij zien dat er iets mee gedaan wordt en als zij weinig moeite moeten doen om inspecties uit te voeren of onveilige situaties of gedrag vast te leggen. Als je eerst een formulier moet zoeken voor dat je iets vast kan leggen, als het formulier dingen vraagt die niet zinnig zijn en als het veel werk kost om te rapporteren, dan zullen de medewerkers de gevaren niet snel melden.

De specialisten kunnen vervolgens de meldingen oppakken en de gegevens aanvullen; bijvoorbeeld het potentieel effect, de kans, oorzaken en maatregelen. Als de specialisten vooral aandacht schenken aan de grotere gevaren, dan bereik je het meest. De medewerkers kunnen daarmee helpen door zelf een eerste inschatting te geven van de urgentie. De specialisten kunnen zelf analyses uitvoeren op basis van de risico’s van eerdere incidenten en onveilige situaties.

Weten hoe je dit in de praktijk brengt? Bel mij op 06 27038180 of kijk naar onze oplossingen

Mobiele apps in de chemie: wat vindt het management?

Mobiele apps nemen een steeds grotere rol in de industrie als nieuw gereedschap om problemen op te lossen; het blad Petrochem bespreekt positieve maar ook minder enthousiaste reacties van enkele Plant Managers. Wat vindt u van de verschillende zienswijzen?

Petrochem, het management blad voor de (Petro-) Chemie, heeft in haar laatste uitgave een artikel gepubliceerd over ervaringen met veiligheids-app’s in de Chemie. Het is een beeld van een kleine steekproef, maar geeft toch een aantal interessante zienswijzen.

De voordelen worden door de verschillende leveranciers genoemd op basis van hun ervaringen bij klanten; het meest zichtbare voordeel en belangrijke reden voor klanten om app’s te nemen is de vermindering van administratie (zie voorbeeld in het kader).

Minder administratie: bij Werkplekinspecties en Observaties moeten leidinggevenden en veiligheidsmensen van de fabriek met een checklist de site op, ze moeten foto’s en notities maken en deze later op kantoor in een Word rapport vastleggen (foto’s downloaden, roteren en verkleinen, Word file openen en foto’s er in plakken, teksten schrijven en zo verder). Deze rapporten gaan dan naar de Veiligheidscoördinator die alles samenvoegt en acties in een Excel file vastlegt en bewaakt; de coördinator moet dan ook administreren of alle leidinggevenden een inspectie doen

Na de invoering merkt het management dat men ook sneller inzicht heeft in wat er op de werkvloer gebeurt; problemen zijn direct zichtbaar en worden veel sneller opgelost; het is vaak niet meer nodig om te wachten tot het rapport bij het management komt; en omdat de gegevens in een app worden opgenomen en niet in Word/Excel, kan men makkelijker analyses uitvoeren, trends zichtbaar maken en verbanden leggen.

image

En nu de nadelen; de apparatuur wordt dan steeds als eerste genoemd door plant management; de tablets zijn te groot om steeds bij je te hebben, teksten schrijven op mobieltjes en tablets is niet handig en er is ook niet overal connectie op het internet; en in explosiegevaarlijke gebieden mag je geen mobiel meenemen.

Een ander soort nadeel is de vrees dat het sociaal gebeuren wegvalt; als iedereen in de controlekamer bezig is met zijn mobiel, dan praat je niet meer met elkaar en concentreer je je niet meer op het werk.

Het laatste punt wat in de Petrochem wordt genoemd, is de mening van een Plant Manager dat hij beter eerst aandacht kan geven aan de basisprocessen in de fabrieken en dat apps daarna aan de beurt zijn. Petrochem concludeert dan ook dat de praktijk weerbarstig is.

En wat vindt u van de voor en nadelen?

Wat wij van andSafety vinden, is dat deze nadelen wel degelijk bestaan, maar dat de techniek en andere maatregelen ons in staat stellen om de nadelen op te lossen

Zo zorgen wij voor apps waar men met ‘one-touch’ de gegevens kan inbrengen zonder veel tekst te hoeven schrijven; en op de desktop app kan je de tekst zo nodig aanvullen. Op die manier is een smartphone voldoende om Inspecties en Observaties uit te voeren.

Een andere oplossing die wij gebruiken is de offline modus; je hoeft dan geen data connectie te hebben om de app te gebruiken; en als je later wel een connectie hebt, dan worden de gegevens direct beschikbaar gemaakt op je desktop.

En gelukkig zijn onlangs betaalbare Atex smartphones en tablets op de markt gekomen; voor 1500,- Euro heb je al een ATEX-smartphone en de tablet kost iets meer.

Het laatste probleem rond het ‘sociaal gebeuren’ is wel het lastigst; we kennen allemaal voorbeelden van vrienden in een café die de hele tijd op hun mobiel kijken in plaats van met elkaar te praten; ook zien wij het gevaar van een verslechtering van de productiviteit omdat werknemers Chatten of op facebook bezig zijn.

Met technische mogelijkheden is er wel veel aan te doen; je kunt met software de smartphone dichttimmeren en alleen het downloaden van bedrijfs apps toestaan; maar wat doe je als de werknemers een eigen smartphone mee nemen? En wil je al die goedkope, handige en productiviteits verhogende apps verbieden? Misschien is het toch beter om goede afspraken te maken; net zoals je afspraken maakt over pauzes en tijd voor leren. Zo is in het verleden ook heel veel discussie geweest over het gebruik van internet op het werk.

De vier grootste bottlenecks rond observaties

Een observatie programma is een van de beste middelen om de veiligheid te verbeteren. Velen hebben ‘Veiligheid Observaties’ ingevoerd, maar weinigen halen er alles uit. Lees hier wat wij als andSafety zien als de 4 belangrijkste bottlenecks; in een volgend artikel gaan wij in op de impact van deze bottlenecks en mogelijke oplossingen.

Een observatie programma wordt ingevoerd als proactief middel om incidenten te voorkomen; als je alle onveilige gedragingen, handelingen, situaties, arbeidsmiddelen en apparaten identificeert, dan kun je maatregelen nemen om een ongeval te voorkomen. Je kunt het probleem direct aanpakken, maar je kunt ook meerdere observaties analyseren en allerlei trends en verbanden bloot leggen.

De gedachte is uitstekend, maar in de praktijk zien wij dat:

  1. Men maakt te weinig observaties.
  2. De kwaliteit van de rapportages is onvoldoende; het is niet duidelijk waar het om gaat.
  3. Verbeteringen worden niet of onvoldoende doorgevoerd.
  4. Er worden geen inhoudelijke analyses uitgevoerd.

Er zijn meerdere redenen dat men te weinig veiligheid observaties maakt. Soms is de reden dat men niet ziet dat een gedrag of situatie onveilig is; dan gaat het om het veiligheidsbewustzijn. Soms moet men te veel moeite doen om een observatie te registreren; je moet foto’s van je mobiel downloaden, bewerken en in een formulier opnemen, notities overschrijven, acties vastleggen, enz. Soms denken medewerkers dat men toch niets doet met observaties: er zijn al zo veel onveilige zaken waar men niets aan doet of men krijgt geen terugkoppeling na het melden. En in het ergste geval krijg je de schuld als je iets onveiligs meldt.

Het is veel werk om observaties te beoordelen, te verwerken en te rapporteren. Een veiligheidskundige is lang bezig om een goed rapport op te stellen, vervolgacties vast te leggen en deze te communiceren met alle belanghebbenden. Het duurt dan ook soms weken voor dat een observatie voldoende aandacht krijgt; en de inhoud van de rapporten zijn minder goed bruikbaar voor verbeteringen of een tool-box.

image

Soms worden de observaties niet, te laat of niet goed genoeg opgevolgd; het is vaak nodig om een veiligheidskundige in te zetten om de opvolging van de acties te coördineren: acties vastleggen in Excel, deze versturen naar actiehouders, bijhouden van de status, ….

De laatste bottleneck heeft te maken met de manier waarop de observaties worden vastgelegd; gegevens op papier moeten dan in Excel worden overgenomen om analyses mogelijk te maken. Dit is zodanig arbeidsintensief dat men maar een beperkt aantal analyses maakt met een beperkte diepgang. Dan haal je ook niet alle informatie uit je observaties om onveilige trends of grondoorzaken te kunnen detecteren.

En wat betekent het bovenstaande? Dat men niet alle mogelijkheden uit het programma haalt (en dus te weinig doet om mogelijke incidenten te voorkomen) of dat men te veel kosten maakt om het observatieprogramma goed te laten lopen.

Herkent u ook deze bottlenecks of heeft u andere?
Doe dan mee aan de mini enquête over observaties.

Inspectie/observatie app live

De andSafety Werkplekinspectie/observatie app is live gegaan bij een bouw-/onderhoudsbedrijf in een fabriek met honderden werknemers. Met de mobiele app meldt men onveilige situaties, handelingen en gedragingen; met de cloud en desktop applicatie bewaakt men de verbeteracties, maakt men rapportages en allerlei trendanalyses.

De implementatie verliep met weinig moeite dankzij de nauwe samenwerking bij de ontwikkeling van de app; wij hadden al aandacht besteedt aan bijzondere ‘features’ zoals de werking zonder internet connectie (offline), een aparte user interface op de mobiele app om weinig te hoeven typen en mogelijkheden om gegevens prive te houden en makkelijk te zoeken, filteren en trendanalyses te maken.

Het bedrijf bespaart nu tijd aan het melden van onveilige zaken en het maken van rapporten, kan borgen dat verbeteracties worden doorgevoerd en kan met weinig moeite trends tonen. En niet verwacht: de onveilige situaties worden sneller opgelost omdat iedereen direct inzicht heeft in de situatie op de werkvloer.

Checklist verandering veiligheidsgedrag

Er zijn vele theorieën en modellen voor de verandering van het gedrag van organisaties rondom veiligheid; allerlei aspecten zoals het ‘willen, snappen, kunnen, … ‘ worden besproken. Met een checklist kun je niet al deze aspecten afdekken; met de volgende checklist krijg je wel een beeld van eenvoudige mogelijkheden om kleine gedragingen stapsgewijs te verbeteren; het gaat om om mogelijkheden om de verandering te vereenvoudigen.

Hoe vergemakkelijk je een verandering van gedrag?

6 eenvoudige mogelijkheden:

  • Kennis op het juiste moment. Als je eens in de zoveel tijd, op kantoor, een procedure leest, dan kost het moeite om dat te onthouden en in de fabriek te gebruiken; maar als je op je werkplek, net voordat je gaat werken, een toepasselijk stukje van de procedure krijgt, dan wil je het graag gebruiken en vergeet je niets.
  • Geen extra werk om veilig te gaan werken. Het registreren van allerlei zaken voor of na het ‘echte’ werk, wordt gezien als administratieve ballast. De registratie op de werkplek en de integratie van veiligheidsformulieren met bijvoorbeeld inspectie- of onderhoudsformulieren verlaagt het aantal administratieve handelingen en de weerstand om veilig te werken.
  • Goede training: geen theoretische verhalen of omvangrijke handboeken maar een actiegerichte training. Geef een kort verhaal, laat zelf zien hoe het moet en laat de cursist dat nadoen (praatje, plaatje, daadje)
  • Routine: als men vaak oefent, dan wordt het nieuwe gedrag een deel van het normale gedrag; ook hier geldt ‘oefening baart kunst
  • Toezicht door de leiding: werknemers denken vaak dat de leiding alleen aan de output denkt; als de leiding toezicht houdt en daarmee zichtbaar tijd en aandacht besteedt aan de veiligheid, dan laat hij zien dat hij dat belangrijk vindt; dan krijgen de werknemers ook aandacht voor veiligheid .
  • En als laatste middel: Handhaven: het is beter als de werknemers zelf veilig willen werken, maar sommigen krijgen pas aandacht voor veiligheid als ze een straf vrezen.

andSafety levert mobiele apps om informatie op de werkplek beschikbaar te stellen en te registreren. Checklist apps om op de werkplek risico’s te analyseren (Last Minute Risk Analyse), procedures te doorlopen, te observeren of (werkplek-) inspecties uit te voeren; checklist voor ‘gewone’ werk als voor de veiligheid. Met andSafety maak je het veilig werken makkelijk; alles wat je nodig hebt op je werkplek en geen administratie achteraf.

Waarom werkt men niet veilig?

Enkele redenen:

  • Men weet soms niet dat men zich onveilig gedraagt of hoe men zich veilig moet gedragen: ‘hoe moet ik die procedure volgen’? of ‘vanaf welke hoogte moet ik extra maatregelen nemen?
  • Het kost te veel moeite om veilig te werken: het is lastig om de vergunning eerst op te moeten halen, naar de werkplek te gaan voor de LoToTo en dan weer terug voor de formele verstrekking van de vergunning.
  • Werknemers willen baas ‘plezieren: als ik een trap gebruik en zo de klus snel afhandel, dan krijg ik een pluim van mijn baas.
  • Het is lastig om een nieuw gedrag aan te leren: bestaand gedrag vaart op routine; als je een ander gedrag moet vertonen, dan moet je daar steeds geconcentreerd aan denken en dat kost veel energie.